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Comptes annuels : établissement, contrôle et approbation

 

Me Jean-François Jaminet, avocat au barreau de Liège

 

Avec les beaux jours, revient le temps des assemblées générales ordinaires. En effet, l’exercice comptable de la plupart des sociétés coïncide avec l’année civile, les comptes annuels couvrant une période allant du 1er janvier au 31 décembre. Le deuxième trimestre correspond donc souvent à la date statutaire des assemblées générales ordinaires. Un des points les plus importants dans la vie d’une société est évidemment l’établissement des comptes annuels. Même si dans la majeure partie des sociétés, le comptable s’occupe de tout (ou presque !), il est utile de savoir qui doit faire quoi, quand et comment. Voici un bref aperçu des obligations légales pesant sur les organes de la société.

 

Qu’est-ce qu’une assemblée générale ordinaire ?

 

L’assemblée générale ordinaire (par opposition aux assemblées générales extraordinaires) est celle qui doit être tenue, chaque année, pour approuver les comptes annuels, affecter le résultat (par exemple, distribuer les bénéfices ou reporter les pertes), voter la décharge des gérants ou administrateurs et, le cas échéant, nommer les organes de gestion (administrateurs ou gérants, selon le type de société) ou le commissaire de la société.

 

Processus d’approbation des comptes annuels : de leur établissement à leur dépôt

 

1. L’établissement des comptes annuels (ainsi que du rapport de gestion et des comptes consolidés) par l’organe de gestion

 

  • L’établissement des comptes annuels et, le cas échéant, du rapport de gestion et des comptes consolidés, est une compétence exclusive de l’organe de gestion de la société. C’est sous sa seule responsabilité que les comptes annuels sont arrêtés. Evidemment, en cas de faute dans l’établissement des comptes annuels, la responsabilité du comptable qui les a établis pourrait être mise en jeu.

    Le bilan et le compte de résultats, qui composent les comptes annuels, doivent respecter la forme prescrite par la loi. [1] Toutefois, les petites sociétés[2] peuvent établir leurs comptes annuels suivant un schéma abrégé.
     
  • L’organe de gestion doit également établir un rapport de gestion.

    Le contenu de celui-ci est prévu par le Code des sociétés (article 95) : il comporte notamment un exposé fidèle sur l’évolution des affaires, les résultats et la situation de la société, ainsi qu’une description des principaux risques et incertitudes auxquels elle est confrontée, des données sur les événements importants survenus après la clôture de l'exercice, des indications sur les circonstances susceptibles d’avoir une influence notable sur le développement de la société, … Si, pendant deux exercices successifs, le bilan ou le compte de résultats fait apparaître, respectivement, une perte reportée ou une perte de l’exercice, le rapport de gestion doit également justifier l’application des règles comptables de continuité.

    L’obligation d’établir un rapport de gestion n’est pas applicable, notamment, aux petites sociétés non cotées. Celles-ci doivent toutefois justifier l’application des règles comptables de continuité en cas de perte reportée ou de perte de l’exercice pendant deux exercices successifs.

 

  • Dans certains cas, des comptes annuels consolidés doivent également être établis. Il en est ainsi lorsqu’une société (la société-mère) contrôle, seule ou conjointement, une ou plusieurs entreprises filiales.

    La société-mère intégrera alors les comptes de sa(ses) filiale(s) dans ses propres comptes annuels, pour établir des comptes consolidés. Un rapport de gestion des comptes consolidés devra également être établi.

    Cette obligation ne pèse pas sur les sociétés faisant partie d’un petit groupe. [3]

 

2. Le contrôle des comptes annuels par le commissaire

 

Le contrôle des comptes annuels doit en principe être confié à un ou plusieurs commissaires. Les petites sociétés sont toutefois exemptées de cette obligation. Afin de permettre au commissaire de rédiger son rapport, l’organe de gestion est tenu de lui remettre les pièces un mois avant la date prévue pour l’assemblée générale.

 

Si les comptes annuels ne sont pas disponibles quinze jours avant l’assemblée générale, le commissaire établira un rapport de carence qu’il adressera au conseil d’administration. Ce dernier devra le communiquer à l’assemblée générale.

 

Dans son rapport, le commissaire indiquera notamment si la comptabilité est tenue conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables et si, à son avis, les comptes annuels donnent une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats de la société.

 

3. L’approbation des comptes par l’assemblée générale

 

  • Même si les statuts prévoient une date fixe pour la tenue de l’assemblée générale ordinaire, celle-ci doit être formellement convoquée par l’organe de gestion.

    Cette convocation devra préciser l’ordre du jour (prise de connaissance des rapports de gestion et du commissaire, s’il échet, approbation des comptes annuels et décharge des administrateurs ou gérants et, éventuellement, du commissaire). À la convocation devront être joints les comptes annuels et, le cas échéant, le rapport de gestion et le rapport du commissaire.

    Cette convocation doit être adressée, par courrier (recommandé ou non selon le type de société), aux actionnaires nominatifs, au moins quinze jours avant l’assemblée générale.

    Les titulaires d’actions au porteur seront convoqués par voie de presse. Ceux qui ont rempli les formalités d’admission à l’assemblée générale, au moins sept jours avant la tenue de celle-ci, devront également recevoir les documents qui seront traités lors de l’assemblée générale.

     
  • Une fois l’assemblée générale réunie, elle entend le rapport de gestion et celui du commissaire et discute les comptes annuels.

    L’organe de gestion est tenu de répondre aux questions posées par les actionnaires, sauf si cela peut porter gravement préjudice à la société, à ses actionnaires et/ou au personnel. Les actionnaires peuvent également interroger le commissaire au sujet de son rapport.

     
  • Le conseil d’administration a la possibilité de proroger la décision relative à l’approbation des comptes annuels à trois semaines. La seconde assemblée générale a le droit d’arrêter définitivement les comptes annuels.

    La possibilité pour le conseil d’administration de modifier les comptes annuels durant cet intervalle, est contestée : selon certains, si le conseil modifie les comptes annuels, il est tenu de convoquer une nouvelle assemblée générale, l’assemblée prorogée ne pouvant se tenir qu’avec le même ordre du jour et sur la base des mêmes documents.

     
  • L’assemblée générale n’est pas obligée d’approuver les comptes annuels qui lui sont proposés par l’organe de gestion : elle peut ne pas approuver les comptes annuels, obligeant l’organe de gestion à les revoir, ou encore les modifier (bien que cette dernière possibilité soit discutée).

    Par contre, les comptes consolidés doivent être communiqués, mais ne font pas l’objet d’un vote.

     
  • Après avoir approuvé les comptes annuels, l’assemblée générale se prononce, par vote spécial, sur la décharge des administrateurs et commissaire. Cette décharge n’est valable que si les comptes ne contiennent aucune omission ou fausse indication dissimulant la situation réelle de l’entreprise ou, pour ce qui est des actes posés en violation des statuts ou du Code des sociétés, que si ceux-ci ont été spécialement indiqués dans la convocation.

    Par cette décharge, l’assemblée générale reconnaît que l’organe de gestion a correctement géré la société, et a donc accompli régulièrement son mandat. Sous réserve de ce qui est dit ci-dessus (omission ou fausse indication, violation des statuts ou du Code des sociétés) et sous réserve de l’action minoritaire (article 562 CSoc), la décharge fait donc obstacle à la mise en cause de la responsabilité des administrateurs ou des gérants.

 

Le dépôt des comptes

 

Une fois approuvés, les comptes annuels doivent être déposés auprès de la Banque Nationale de Belgique. Voir ci-joint

 

Délai

 

Les comptes annuels doivent être soumis à l'approbation de l’assemblée générale dans les six mois de la clôture de l’exercice.

 

Si les comptes annuels n’ont pas été soumis à l’assemblée générale dans ce délai, les sanctions pesant sur l’organe de gestion peuvent être particulièrement lourdes :

  • Le dommage subi par les tiers est, sauf preuve contraire, présumé résulter de cette omission;
     
  • Cette faute constituant une violation du Code des sociétés, les administrateurs ou gérants sont solidairement tenus responsables du préjudice subi par la société et/ou un tiers;
     
  • L’organe de gestion peut être puni d’une amende allant de 50 à 10.000 EUR (montant à multiplier par 5,5). En cas d’intention frauduleuse, la sanction pénale peut aller jusqu’à une peine d’emprisonnement d’un mois à un an.

 

La décharge donnée aux administrateurs ou gérants ne couvrira cette infraction que si celle-ci a été explicitement mentionnée à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Elle ne sera toutefois pas opposable aux tiers.

 

Les dirigeants d’entreprise, qui sont souvent actionnaires et gestionnaires de leur société, ont généralement tendance à se reposer entièrement sur leur comptable pour préparer l’ensemble des documents sociaux. Fort heureusement, dans l’immense majorité des cas, ces professionnels du chiffre exercent leur mission avec une grande compétence. Mais cela ne peut évidemment justifier que les dirigeants se désintéressent totalement de ces aspects, dès lors que c’est leur responsabilité qui est en première ligne.

 


 

[1]     Voir l’arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés.

[2]     La notion de petite société est définie à l’article 15 du Code des sociétés : il s’agit, en bref, d’une société dont le nombre de travailleurs occupés, en moyenne annuelle, ne dépasse pas 50 personnes, ou dont le chiffre d'affaires annuel, hors TVA, ne dépasse pas 7.300.000 EUR, ou dont le total du bilan ne dépasse pas 3.650.000 EUR. Si la société dépasse plus d’une de ces limites, elle ne sera pas considérée comme une petite société. Il suffit par contre que le nombre de travailleurs occupés, en moyenne annuelle, dépasse 100 personnes, pour qu’elle soit considérée comme une grande société.

[3]     Une société et ses filiales, ou les sociétés qui constituent ensemble un consortium, sont considérées comme formant un petit groupe avec ses filiales lorsqu'ensemble, sur une base consolidée, elles ne dépassent pas plus d'une des limites suivantes :

  • chiffre d'affaires annuel, hors taxe sur la valeur ajoutée : 29.200.000 EUR ;
  • total du bilan : 14.600.000 EUR ;
  • personnel occupé, en moyenne annuelle : 250.

 

Mai 2011